Personvernerklæring

for alle med tilgang til gr8pi.com

Innledning 

Great People Inside Pte. Ltd. og våre partnere anerkjenner viktigheten av å sikre og beskytte opplysninger som er innhentet fra deg gjennom gr8pi.com og tilknyttede produkter, tjenester og annen funksjonalitet.

Disse retningslinjene gjelder i de tilfellene der vi opptrer som databehandler for personopplysningene dine, med andre ord der vi ikke bestemmer formålene og midlene til behandling av personopplysningene dine. Hvis du har blitt fremlagt denne personvernerklæringen på et annet språk enn engelsk, skal den engelske versjonen ha forrang dersom det er uoverensstemmelser mellom versjonene.

Vi er forpliktet til å ivareta ditt personvern, og derfor tar vi i bruk alle rimelige tiltak for å ivareta integriteten, konfidensialiteten og sikkerheten til opplysningene dine i henhold til denne personvernerklæringen, og vi streber etter å gi deg maksimal åpenhet og innsikt.

Noen få definisjoner 

gr8pi.com er det skybaserte systemet og alle tilknyttede produkter, tjenester og annen funksjonalitet som finnes på http://www.gr8pi.com. Plattformen er databehandlerens eksklusive eiendom. Den registrerte bruker gr8pi.com til å fylle ut for eksempel vurdering(er) eller undersøkelse(r), mens behandlingsansvarlig bruker gr8pi.com til å samle inn opplysningene dine og til å behandle resultatene.

Behandlingsansvarlig er den enheten som behandler opplysningene dine, og som bestemmer formålet og hvordan behandlingen skal gjennomføres. Behandlingsansvarlig er den enheten som inviterte deg til å fylle ut en vurdering eller delta i en undersøkelse via gr8pi.com. Dermed er en behandlingsansvarlig vanligvis, men ikke nødvendigvis, en høyskole / et universitet, en potensiell arbeidsgiver, et rekrutteringsbyrå, en nåværende arbeidsgiver eller en involvert tredjepart, for eksempel i ansettelsesprosesser eller personlige utviklingsprosjekter. Generelt er behandlingsansvarlig også den enheten som bruker resultatene i sine interne prosesser, og i de fleste tilfeller er det bare én behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig er vanligvis direkte eller indirekte kunder av databehandleren.

Databehandler er Great People Inside Pte. Ltd., 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Centre, Singapore 068914, med organisasjonsnummer 201615955N, og dets tilknyttede partnere. Databehandlerens algoritmer på gr8pi.com behandler vurderings- og/eller undersøkelsesdata e.l. for å generere resultater for databehandleren. Databehandleren er registrert i Republikken Singapore, og erklærer herved å behandle alle opplysningene dine i samsvar med kravene i gjeldende personvernlovgivning, og å rette seg etter EUs personvernforordning (GDPR). Selv om all behandling av personopplysninger finner sted i EU, siden Hetzner Online GmbH i Gunzenhausen i Tyskland er vert for serverne som driver gr8pi.com og utfører sikkerhetskopiering, i samsvar med bestemmelsene i fortalepunkt (36) i GDPR, har Great People Inside Pte. Ltd. utnevnt GR8 Research & Development S.R.L. som underdatabehandler. GR8 Research & Development S.R.L. har sitt hovedkontor i 35 Mirăslău Street i Braşov i Romania og er registrert i handelsregisteret under nummer J08/915/17.07.2002, skatte-ID RO14758235.

Den registrerte er deg, den personen som gir fra seg opplysninger gjennom gr8pi.com-plattformen. Du oppgir vanligvis opplysningene dine som en del av utfyllingen av en vurdering eller undersøkelse på gr8pi.com. Den registrerte er typisk, men ikke nødvendigvis, en jobbsøker, ansatt eller student, eller en person som arbeider (vanligvis innen HR) for eller med behandlingsansvarlig.

Opplysningene dine er opplysningene som samles inn og lagres i gr8pi.com av behandlingsansvarlig. De består av opptil fire datakategorier som er knyttet til deg:

• Kontaktinformasjonen din (for eksempel navn, e-post, foretrukket språk, kjønn og andre personopplysninger). o Denne informasjonen brukes til kommunikasjon, primært via gr8pi.com.
• De demografiske opplysningene dine (for eksempel alder, utdanning osv.) o Denne informasjonen brukes til forskningsformål.
• Svarene dine på vurderingen(e) og/eller undersøkelsen(e) du har fylt ut. o Denne informasjonen behandles og blir til resultater som brukes av behandlingsansvarlig i deres HR-prosess(er). Disse opplysningene har ingen relevans inntil de er behandlet av databehandleren på vegne av behandlingsansvarlig.
• Behandlingsansvarligs ikke-sensitive fritekstnotater som er relatert til prosessen(e) du er en del av. o Denne informasjonen består som regel av, men er ikke begrenset til, behandlingsansvarligs notater som angir hvilken jobb du søker på, hvilken del av organisasjonen som er involvert, nøkkelord osv.

Eventuelle opplysninger som kan identifisere deg, er beskyttet og sikret i henhold til denne personvernerklæringen og databehandlerens sikkerhetstiltak og -prosedyrer.

Resultatene er tolkningen(e) av dine vurderings- eller undersøkelsesdata som er utført av algoritmene i gr8pi.com. Dine vurderinger eller undersøkelsesdata behandles av databehandlerens algoritmer på behandlingsansvarligs forespørsel, og presenteres vanligvis for behandlingsansvarlig gjennom standardrapporter. Imidlertid kan resultatene også leveres til, eller eksporteres av, behandlingsansvarlig i andre formater, for eksempel hvis gr8pi.com er integrert med behandlingsansvarligs egne datasystemer. Resultatene brukes vanligvis i behandlingsansvarligs HR-prosess(er), for eksempel i forbindelse med ansettelse, personlig utvikling m.m.

2. Databehandlerens partnere og tredjeparter 

Databehandlerens partnere er for eksempel, men ikke begrenset til, databehandlerens egne tilknyttede selskaper, salgs-, support- og distribusjonskanaler og forretnings- og/eller alliansepartnere. Tredjeparter er andre enheter enn databehandleren og dennes partnere.

3. Håndtering av opplysningene dine 

All informasjon som blir formidlet, registrert, overlevert, innsamlet eller fylt inn i gr8pi.com, lagres av gr8pi.com.

Databehandleren etterstreber å sikre at opplysninger som samles inn og lagres, er relevante, oppdaterte og ikke overdrevne i henhold til behandlingsansvarligs formål. Eventuelle opplysninger som ikke er direkte relatert til din virkelige identitet, anses ikke for å være dine opplysninger.

Databehandleren kan også automatisk samle inn opplysninger ved hjelp av ulike webteknologier eller via databehandlerens andre websider eller systemer, eller motta opplysninger fra for eksempel analysesystemer og SEO-tjenester, betalingstjenester og så videre, og fra partnere og tredjeparter. Generelt er slike opplysninger anonyme, og de brukes for eksempel for å optimalisere din

brukeropplevelse på nett. Hvis slike opplysninger imidlertid gir en identifikasjon av deg, anses de for å være dine opplysninger og behandles deretter. Databehandleren kan bruke slike opplysninger i kombinasjon med dine egne opplysninger.

Informasjonen blir ikke nødvendigvis lagret og/eller behandlet i ditt eget land, eller de kan overføres og deretter lagres og/eller behandles utenfor ditt eget land. Hovedårsakene til dette er at databehandlerens IT-infrastruktur – eller IT-infrastrukturen til produsentene – kan ha servere i mange forskjellige land. Videre kan serviceleverandører, for eksempel internasjonale behandlingsansvarlige, kreve at informasjonen din overføres, lagres og/eller behandles i andre land enn ditt eget; det samme kan nasjonale lover og forskrifter.

Hvis opplysningene dine er lagret utenfor EU, i land som ikke er underlagt EUs personvernforordning, opererer databehandleren fortsatt i henhold til denne EU-forskriften. Det kan imidlertid være at behandlingsansvarlig ikke forholder seg til disse forskriftene, og i tvilstilfeller oppfordrer databehandleren deg til å kontakte behandlingsansvarlig for å få en avklaring før du bruker gr8pi.com

og gir fra deg opplysninger. 

4. Dine rettigheter og hvordan du kan utøve dem 

Som registrert har du rett til å

• se din kontaktinformasjon og demografiske opplysninger, og korrigere dem hvis de er feil
• se resultatene dine; ofte blir de formidlet til deg uten at du trenger å be om det
• vite hva resultatene dine skal brukes til, og hvilke funksjoner hos behandlingsansvarlig som vil bruke dem
• vite hvor opplysningene dine behandles og lagres
• kreve opplysningene dine helt eller delvis slettet

Du utøver rettighetene dine ved å kontakte behandlingsansvarlig eller via gr8pi.com-kontoen din (hvis den er tilgjengelig). Du finner kontaktinformasjon til behandlingsansvarlig i den automatiserte kommunikasjonen mellom behandlingsansvarlig og deg, for eksempel i e-postmeldingen du mottok da behandlingsansvarlig inviterte deg, eller da du registrerte deg selv for å fullføre en vurdering eller delta i en undersøkelse.

Alternativt kan du sende din forespørsel til databehandlerens personvernombud, som du finner på http://www.greatpeopleinside.com/contact, eller direkte til databehandleren på [email protected]. Du må sende forespørselen via e-post, og forespørselen må inneholde

• ditt fulle navn
• navnet på behandlingsansvarlig
• det du ber om

I så fall blir forespørselen videresendt til behandlingsansvarlig, da det er behandlingsansvarlig sitt ansvar å behandle opplysningene dine. Du må forvente at slik behandling av forespørselen din vil ta lengre tid enn om du sender henvendelsen direkte til behandlingsansvarlig. E-postadressen du bruker til å sende inn forespørselen, må være identisk med e-postadressen gr8pi.com har registrert på deg. Hvis e- postadressene ikke er identiske, vil ikke forespørselen bli behandlet. Denne forholdsregelen anvendes for å hindre at andre sender slike forespørsler på vegne av deg.

Vær oppmerksom på at vurderingsresultatene vanligvis blir formidlet til deg via behandlingsansvarlig uten at du aktivt må be om dem. Resultatene blir formidlet gjennom en rapport som er utformet spesielt

for dette formålet, og som er skrevet slik at vanlige folk skal kunne forstå den. Andre formidlingsmåter kan fra tid til annen også være aktuelle.

Hvis du har deltatt i en undersøkelse, har du i de fleste tilfeller gitt en tilbakemelding til en annen person, og dermed er resultatene knyttet til denne personen og ikke til deg. Derfor blir du generelt ikke informert om resultatene, med mindre du er målpersonen i undersøkelsen.

5. Hvordan sletting fungerer 

Når 90 dager har forløpt etter innlevering, kan du når som helst be om full eller delvis sletting av opplysningene dine. I de første 90 dagene har behandlingsansvarlig rett til å generere resultater ved bruk av opplysningene dine. Du kan be om full eller delvis sletting ved å kontakte behandlingsansvarlig. Dessuten kan behandlingsansvarlig når som helst slette opplysningene dine helt eller delvis.

En fullstendig sletting betyr at kontaktinformasjonen din slettes permanent. Dermed kan du ikke lenger identifiseres gjennom gr8pi.com-plattformen, og de demografiske opplysningene og vurderings- og/eller undersøkelsesdataene er ikke lenger koblet til deg. Du er med andre ord helt anonymisert. De anonymiserte demografiske opplysningene dine og dine vurderinger og/eller undersøkelsesdata kan fortsatt brukes til forskning og statistiske formål o.l., og de kan fortsatt inkluderes i resultater som blir generert av behandlingsansvarlig.

En delvis sletting betyr for eksempel at din forbindelse til en bestemt vurdering eller undersøkelse blir permanent slettet. I så fall vil kontaktinformasjonen din fortsatt være intakt, men den slettede vurderingen eller undersøkelsen vil ikke lenger være koblet til deg som person. Hvis du for eksempel har fylt ut to forskjellige vurderinger, kan du eller behandlingsansvarlig be om at en av dem blir slettet, mens den andre blir opprettholdt.

Når en sletting er gjort, er den ugjenkallelig. Dette betyr at hvis du for eksempel angrer på en delvis sletting av en vurdering, må du gjenta vurderingen på nytt for å gjenopprette opplysningene.

Vær oppmerksom på at hvis du har fullført vurderinger hos ulike behandlingsansvarlige – for eksempel hvis du har søkt jobb hos to forskjellige selskaper og fylt ut en vurdering hos dem begge – må du rette slettingsforespørselen din til begge behandlingsansvarlige hvis du ønsker å slette begge vurderingene. Vær også oppmerksom på at selv om opplysningene dine er slettet og behandlingsansvarlig ikke lenger har tilgang til dem, kan de likevel eksistere i ett eller flere av databehandlerens backupsystemer. Dermed er opplysningene dine ikke slettet helt før databehandlerens backupsyklus(er) er fullført.

Generelt kan behandlingsansvarlig beholde og bruke opplysningene dine så lenge du er en del av deres prosess(er). Men hvis du er ansatt i eller jobber for eller med behandlingsansvarlig, kan behandlingsansvarlig beholde og bruke opplysningene dine så lenge denne relasjonen etter behandlingsansvarligs syn eksisterer. Likevel har du fortsatt rett til å be om full eller delvis sletting 90 dager etter at du har levert inn opplysningene dine.

6. Behandling av resultatene 

Databehandleren gjør det mulig for behandlingsansvarlig å generere resultater ved å bruke opplysningene dine. Resultatene lagres ikke på gr8pi.com, men overføres direkte til behandlingsansvarlig.

Resultatene presenteres generelt overfor behandlingsansvarlig gjennom bruk av rapporter (vanligvis som PDF-filer), men i enkelte tilfeller blir resultatene eksportert til eller av behandlingsansvarlig – for

eksempel ved at gr8pi.com integreres med behandlingsansvarligs egne (HR-)systemer – for videre behandling utenfor gr8pi.com.

Behandlingsansvarlig forplikter seg til å håndtere resultater i henhold til lokale lover og forskrifter.

7. Relevansen av opplysningene og resultatene dine 

Databehandleren oppbevarer opplysningene dine til de er helt eller delvis slettet, og behandlingsansvarlig kan behandle resultatene så lenge de er tilgjengelige hos databehandleren. Det er opp til behandlingsansvarlig å avgjøre om opplysningene dine er relevante, og hvordan resultatene blir brukt i deres (HR-)prosess(er). Databehandleren tilbyr skriftlige retningslinjer til behandlingsansvarlig om dette emnet. Hvis du har spørsmål i forbindelse med dette, bør du kontakte behandlingsansvarlig. Alternativt kan du kontakte databehandlerens personvernombud, som du finner på http://www.greatpeopleinside.com/contact eller direkte via [email protected].

8. Annet 

Dine demografiske opplysninger og vurderings- og undersøkelsesdata, samt resultatene, kan brukes av databehandleren til statistikk og/eller forskningsformål, og i databehandlerens forsøk på å opprettholde sikkerheten på gr8pi.com. I slike tilfeller brukes opplysningene imidlertid kun i anonymiserte formater, noe som betyr at de på ingen måte kan knyttes til din identitet.

Kontaktinformasjonen din kan bli brukt av behandlingsansvarlig. Den kan også brukes av databehandleren og dennes partnere, som beskrevet i punkt 11.

Databehandleren og/eller dennes partnere kan ha direkte eller indirekte tilgang til alle eller deler av opplysningene og/eller resultatene dine når de betjener og gir støtte til behandlingsansvarlig. Databehandleren, eller dennes partnere, bruker imidlertid ikke opplysningene og/eller resultatene dine i noen annen sammenheng enn for å betjene og gi støtte til behandlingsansvarlig, og lagrer i denne sammenheng ikke noen av dine genererte resultater.

Med unntak av hvis opplysningene dine har blitt anonymisert, vil databehandleren ikke utlevere opplysninger eller resultater til en tredjepart, med mindre det er påkrevet av juridiske institusjoner eller for å overholde denne personvernerklæringen, eller for å beskytte databehandleren og dens virksomhet, rettigheter og eiendeler. I slike tilfeller informerer databehandleren deg via e-postadressen som er registrert på deg.

Til slutt, hvis databehandleren i vesentlig grad blir solgt, eller på annen måte blir overlevert til en annen enhet, kan opplysningene dine bli overført til denne enheten. I et slikt tilfelle vil du bli informert via e- postadressen som er registrert på deg.

9. Beskyttelse av opplysningene dine 

Databehandleren overholder EUs personvernforordning, som gjelder per 25. mai 2018, og har skriftlige prosedyrer og dokumentasjon som støtter denne overholdelsen. Registrerte og behandlingsansvarlige kan be om mer informasjon ved å kontakte databehandlerens personvernombud, som du finner på http://www.greatpeopleinside.com/contact eller ved å sende en e-post til [email protected].

Personvern og datasikkerhet er avgjørende for databehandleren, og vi tar i bruk alle rimelige tiltak for å forhindre uautorisert tilgang til eller manipulering av personopplysningene dine, som er grunnleggende beskyttet av disse tiltakene:

• Passordet ditt lagres ikke i klartekst.

• Dine vurderings- og/eller undersøkelsesdata er uten relevans i et ubehandlet format.

• Sikkerhetskopier av opplysningene dine er kryptert.

• Opplysningene dine kan bli anonymisert, noe som betyr at resultatene ikke lenger kan kobles til deg.

• Den elektroniske overføringen av opplysningene dine utføres via sikre forbindelser for å beskytte dem mot manipulering og/eller uautorisert tilgang. Databehandleren og behandlingsansvarlig kan imidlertid ikke garantere for at kommunikasjonen gjennom Internett (for eksempel, men ikke begrenset til, e-postkorrespondanse eller inntasting av informasjon på gr8pi.com) er sikker. Dermed gjennomføres enhver overføring på egen risiko. Du bidrar til databehandlerens datasikkerhets- og personverntiltak ved å følge disse enkle gr8pi.com-retningslinjene: o Ikke skriv inn eller overlever uautoriserte eller manipulerte data, opplysninger eller kommunikasjon. o Ikke samle inn (eller forsøk å samle inn) innhold eller informasjon som er relatert til andre registrerte, ikke bryt andres personlige rettigheter, og ikke skaff deg tilgang til andres kontoer eller informasjon. o Ikke last opp (eller forsøk å laste opp) virus eller skadelig programvare. o Ikke utfør handlinger som vil eller kan påvirke plattformens funksjonalitet og/eller utseende. o Ikke overbelast gr8pi.com (for eksempel, men ikke begrenset til, tjenestenektangrep) eller påvirk produkter, tjenester eller annen funksjonalitet som tilbys gjennom gr8pi.com- plattformen. o Ikke støtt og/eller oppfordre til brudd på databehandlerens policyer, prinsipper, retningslinjer osv.

Opplysningene dine behandles konfidensielt av behandlingsansvarlig og databehandleren i henhold til EUs personvernforordning og/eller lokale lover og forskrifter.

Databehandleren utfører planlagte sikkerhetsrevisjoner (interne og/eller eksterne) og penetrasjons- tester (eksterne) for å opprettholde et høyt nivå på sin personvern- og datasikkerhet. Videre tilbyr databehandleren retningslinjer for sikkerhetstiltak og støtte til behandlingsansvarlig. Slike retningslinjer og/eller støtte gis gratis for å oppmuntre til å opprettholde et høyt nivå på personvern- og datasikkerheten. Databehandlerens personale håndhever intern personvern- og datasikkerhet i samsvar med sine ansvarsområder.

10. Data- eller sikkerhetsbrudd 

I tilfelle et sikkerhetsbrudd – for eksempel, men ikke begrenset til, hacking av gr8pi.com – vil databehandleren gjøre sitt ytterste for å uskadeliggjøre bruddet, og for å gjenopprette sikker drift så fort som mulig.

I tilfelle et sikkerhetsbrudd resulterer i et brudd på noens opplysninger, vil databehandleren informere behandlingsansvarlig om bruddet, omfanget og hvem som har blitt påvirket. Dette for å gjøre det mulig for behandlingsansvarlig å informere for eksempel berørte registrerte, myndigheter o.a., og å treffe nødvendige tiltak for å hjelpe til med å uskadeliggjøre bruddet.

11. Kommunikasjon 

Hvis du er registrert og har en tilgjengelig gr8pi.com-konto, kan databehandleren og/eller dennes partnere kontakte deg via e-postadressen som er registrert på deg. Hvis du fortsetter å motta informasjon fra en partner etter at du har sagt nei til dette ved å endre den tilhørende kommunikasjonsinnstillingen, er det sannsynlig at partneren ikke har registrert forespørselen din. I dette tilfellet kan du rette forespørselen din til [email protected], som da vil imøtekomme og utføre forespørselen.

Databehandleren og/eller dens partnere kan for eksempel kontakte deg

• for å varsle deg om endringer eller oppdateringer, og svare på dine spørsmål, henvendelser o.l.
• for interne operasjoner som feilsøking, dataanalyse, testing, statistikk, undersøkelser osv.
• for forretnings- og forskningsformål, og for å forbedre/utvikle plattformen, produktene og tjenestene
• for å gi deg informasjon om databehandleren eller partnerhendelser, produkter og tjenester osv.

Vær oppmerksom på at selv om du har sagt nei til all kommunikasjon fra databehandleren og/eller dennes partnere, kan du likevel motta relevant informasjon om opplysningene dine og bruken av gr8pi.com. Hvis du derimot ber om fullstendig sletting, vil du ikke lenger motta noen form for kommunikasjon fra databehandleren, eller dennes partnere, etter at slettingen har blitt effektuert.

12. Informasjonskapsler 

Informasjonskapsler er en liten datamengde som sendes fra gr8pi.com og lagres i nettleseren eller på datamaskinen. Informasjonskapsler brukes, blant annet, til å registrere nettleseraktivitet. Du kan selv slette og/eller deaktivere informasjonskapsler i nettleseren. Merk at hvis du gjør det, kan det begrense opplevelsen på nettsiden eller til og med hindre deg i å bruke gr8pi.com og/eller tilhørende tjenester.

Tekniske informasjonskapsler – men ikke sporingsinformasjonskapsler – brukes av gr8pi.com fordi de er nødvendige for at gr8pi.com og tjenestene der skal fungere som de skal. Når du bruker gr8pi.com, aksepterer du at vi bruker informasjonskapsler, og at vi samler inn og bruker informasjonen fra slike informasjonskapsler. Klikk her for å se en fullstendig oversikt over informasjonskapslene som brukes av gr8pi.com.

13. Tredjeparter 

Gr8pi.com kan inneholde lenker til, og/eller tilby produkter, tjenester og/eller funksjonalitet fra, andre systemer eller tilbydere som er kontrollert, eid og/eller operert av en tredjepart. Databehandleren og behandlingsansvarlig har ikke noe ansvar for saker som angår en tredjeparts systemer, produkter, tjenester og/eller funksjonalitet. Du erkjenner at tredjepartens brukervilkår, personvernerklæring osv. styrer bruken av tredjepartens systemer eller leverandører. Lenker eller henvisninger til eventuelle tredjeparter innebærer ikke at databehandleren godkjenner disse systemene, deres innhold eller deres leverandører. Du oppretter tilgang til en tredjeparts nettsted, eller til en leverandør, helt på egen risiko.

14. Endring av personvernerklæringen 

Databehandleren forbeholder seg retten til å justere eller endre denne personvernerklæringen når som helst og uten forvarsel. Personvernerklæringen som er i bruk på ethvert tidspunkt, er tilgjengelig før og etter at du legger inn opplysninger via gr8pi.com.

15. Ansvar 

Alle direkte eller indirekte forpliktelser som direkte eller indirekte skyldes behandlingsansvarliges bruk av resultatene dine, er ikke en del av databehandlerens ansvarsområde.

16. Spørsmål eller bekymringer 

Hvis du har eventuelle spørsmål eller bekymringer angående denne personvernerklæringen, kan du sende en forespørsel til databehandlerens personvernombud, som du finner på http://www.greatpeopleinside.com/contact eller ved å sende en e-post til [email protected].

LINK TIL COOKIES OVERSIKTEN